Robotyzacja Procesów Biznesowych
w Urzędach

Robotyzacja Procesów Biznesowych (ang. Robotic Process Automation – RPA) to wprowadzenie robotów do biura firmy czy instytucji. Nie chodzi tutaj o fizyczne maszyny, ale o roboty komputerowe mocno wspierające pracowników firmy w ich codziennych obowiązkach.

Urzędy, tak jak inne polskie instytucje i firmy, bardzo często borykają się z powtarzalnymi i monotonnymi czynnościami na wykorzystywanych przez organizację systemach informatycznych, bądź z długim czasem oczekiwania na wykonanie zmiany w systemie przez dział IT. Robotyzacja Procesów Biznesowych, czyli wprowadzenie robota do urzędu jest tańszą i lżejszą alternatywą takiej zmiany, i w efekcie szybciej osiągalnym ułatwieniem dla kadry pracowniczej. Robotyzacja w organizacji przyczynia się do podniesienia poziomu cyfryzacji całej instytucji.

Dzięki Robotyzacji Procesów Biznesowych usprawniamy działanie back-office, czyli pracę, której nie widzi klient zewnętrzny, redukujemy liczbę popełnianych błędów, a przetwarzanie dokumentów lub danych jest możliwe przez całą dobę.

W ForProgress doskonale znamy problemy, z jakimi borykają się polskie instytucje i znaleźliśmy idealne rozwiązanie:
Wprowadziliśmy do swojej oferty przedsięwzięcie wdrożenia robotów dedykowanych dla urzędów.

Usługa Robot as a Service (RaaS)

ForPogress wyszło naprzeciw oczekiwaniom klientów i świadczy usługi w systemie RaaS. Dzięki takiemu rozwiązaniu urząd nie musi wydzielać infrastruktury IT na potrzeby robotyzacji. Wszystko odbywa się na naszych serwerach przy zachowaniu najwyższych środków bezpieczeństwa przesyłu danych.

Oszczędności finansowe

Robotyzacja przynosi znaczne oszczędności finansowe ze względu na brak zaangażowania pracowników w proces realizowany przez robota oraz znacznie zwiększa efektywność wykonywanych zadań.

Wydzielenie infrastruktury dla robota

ForPogress pomaga w wydzieleniu infrastruktury IT urzędu na potrzeby robotyzacji. Rozwiązanie stosowane w przypadku, kiedy organizacja zdecyduje się na utrzymanie technologii robotyzacji na swoich jednostkach systemowych (komputerach działu IT, bądź prącowników).

Etapy wdrażania robotyzacji

1. Analiza potencjału robotycznego
2. Określenie celów biznesowych
3. Budowa robota
4. Implementacja rozwiązania RPA

Roboty ForProgress mogą współpracować z wieloma systemami i środowiskami, są również kompatybilne ze wszystkimi przeglądarkami internetowymi oraz większością rozwiązań cloudowych. Roboty z powodzeniem integrują się z głównymi platformami kognitywnymi i OCR wiodących dostawców na rynku. Systemy skryptowe i technologie baz danych są również z nimi w pełni zintegrowane.

Wraz z marką Wizlink oferujemy 50% rabat na pierwszą, roczną licencję dla pierwszych 3 urzędów zainteresowanych robotyzacją.

ForProgress dopasowuje technologię oraz charakter robotyzacji do indywidualnych potrzeb i wymagań klienta. Każdy proces biznesowy czy  wykonywane zadania analizowane są też pod względem dobranych kryteriów, m.in. typu danych, typu czynności i na koniec opłacalności realizacji na nich rozwiązania typu robot.

Rozpatrujemy nieszablonowe pomysły, wykorzystując posiadane doświadczenie wdrożeń różnorodnych robotów i związane z nimi  sprawdzone praktyki i wzorce. Jesteśmy partnerami i wspierającymi mentorami. Słuchamy i wychodzimy naprzeciw potrzebom klientów i specyfice wyzwań, z którymi się borykają.

Dzięki wykorzystaniu narzędzi RPA robot jest w stanie pracować na:

  • wewnętrznych systemach wykorzystywanych przez urząd,
  • aplikacjach webowych,
  • przeglądarkach internetowych, np. Chrome, Opera, itp.,
  • oprogramowaniu MS Office np. MS Excel,
  • systemie operacyjnym Windows,
  • programie pocztowym, np. MS Outlook.

Przykładowe Case Study

E-Urząd - Robotyzacja procesu pobierania i dystrybucji dokumentów za energię elektryczną

(integracja z e-bok-ami Enea S.A. oraz Enea Operator)

Projekt wdrożony w Urzędzie Miasta Bydgoszczy

Robotyzacja procesu pozyskiwania, dystrybucji oraz alertowania w przypadkach znalezienia danych nietypowych na dokumentach jest znacznym ułatwieniem pracy komórki ds. zarządzania energią w mieście bądź gminie. Pracownicy nie muszą zajmować się już procesowaniem fizycznych dokumentów papierowych lub z e-bok i przesyłaniem ich do jednostek odpowiadających za Punkt Poboru Energii (PPE). Robot robi to za nich!

Wystarczy przyporządkować Punkt Poboru Energii do adresu e-mail jednostki. W przypadku wystąpienia nietypowych danych na dokumencie,  zerowego zużycia energii w danej jednostce, pojawienia się faktury dla nowego PPE lub podwójnego naliczenia opłaty za energię, robot „powiadomi” zarządcę o danej sytuacji generując wiadomość e-mail.

* Proces nie wymaga nadzoru pracowników, robot analizuje dokumenty i wg wbudowanej logiki rozpoznaje nietypowe dane. 

Częścią wdrożonego rozwiązania jest dedykowany e-portal do obsługi dokumentów. Dzięki niemu pracownicy zespołu ds. zarządzania energią mają pełen dostęp do danych z pobranych dokumentów, możliwość ich analizy, informację o statusach wysyłki do jednostek oraz o zarejestrowanych błędach wysyłki lub błędach samych danych. Portal wyposażony jest w funkcje do eksportu danych, jak również przechowuje pierwotne pliki *.pdf z fakturami.

Robot obsługuje wiele typów dokumentów dotyczących rozliczeń za energię elektryczną wystawionych w e-bok oraz nieograniczoną liczbę powiązań.

Jakie korzyści przyniosła wdrożona robotyzacja? 

Zwiększenie efektywności wykonywania zadań w postaci obsługi 99% zdarzeń w trybie 24/7.
Możliwość dodawania nieograniczonej liczby kontrahentów, dla których mogą być pobierane dokumenty.
Skonfigurowanie dowolnej liczby PPE do obsługi przez robota.
Przesunięcie zaangażowania 99% pracowników procesujących dokumenty za energię elektryczną do zadań związanych z ich analizą i wyjaśnianiem sytuacji błędnych.
Możliwość nieograniczonej dziennej wysyłki wiadomości e-mail z dokumentami.
Wykonywanie automatycznej analizy dokumentów wg zaimplementowanej logiki.
Możliwość wykonywania samodzielnej, prostej konfiguracji przez użytkowników e-portal.

Zainteresowanym jednostkom i urzędom oferujemy bezpłatną konsultację możliwości robotyzacji połączoną z prezentacją rozwiązania online. Zapraszamy pracowników jednostek zajmujących się zarządzaniem dokumentami finansowymi lub rozliczaniem płatności np. za energię, bądź innych zainteresowanych komórek i zespołów.

Uwaga! Istnieje możliwość integracji robota z dowolnym e-bok dostawcy energii bądź innych mediów

Zapraszamy do kontaktu: