Robotyzacja Procesów Biznesowych
w Urzędach

Robotyzacja Procesów Biznesowych (ang. Robotic Process Automation – RPA), to wprowadzenie robotów do biura firmy czy instytucji. Nie chodzi tutaj o fizyczne maszyny, ale o roboty komputerowe mocno wspierające pracowników firmy w ich codziennych obowiązkach.

Urzędy, tak jak inne polskie instytucje i firmy, bardzo często borykają się z powtarzalnymi i monotonnymi czynnościami na wykorzystywanych przez organizację systemach informatycznych. Robotyzacja Procesów Biznesowych, czyli wprowadzenie robota do urzędu jest znacznym ułatwieniem dla kadry pracowniczej oraz zwiększa potencjał cyfryzacji całej instytucji.

Dzięki Robotyzacji Procesów Biznesowych usprawniamy działanie back-office, czyli pracę, której nie widzi klient zewnętrzny, redukujemy liczbę popełnianych błędów, a przetwarzanie dokumentów lub danych jest możliwe przez całą dobę.

W ForProgress doskonale znamy problemy, z jakimi borykają się polskie instytucje i znaleźliśmy idealne rozwiązanie.
Wprowadziliśmy do swojej oferty roboty dla urzędów.

Usługa Robot as a Service (RaaS)

ForPogress wyszło naprzeciw oczekiwaniom klientów i świadczy usługi w systemie RaaS. Dzięki takiemu rozwiązaniu Urząd nie musi wydzielać infrastruktury IT na potrzeby robotyzacji. Wszystko odbywa się na naszych serwerach przy zachowaniu najwyższych środków bezpieczeństwa przesyłu danych.

Oszczędności finansowe

Robotyzacja przynosi znaczne oszczędności finansowe ze względu na brak zaangażowania pracowników w proces realizowany przez robota oraz znacznie zwiększa efektywność wykonywanych zadań.

Wydzielenie infrastruktury dla robota

ForPogress pomaga w wydzieleniu infrastruktury IT urzędu na potrzeby robotyzacji. Rozwiązanie stosowane w przypadku, kiedy organizacja zdecyduje się na utrzymanie technologii robotyzacji na swoich jednostkach systemowych (komputerach działu IT, bądź prącowników).

Etapy wdrażania robotyzacji

1. Analiza potencjału robotycznego
2. Określenie celów biznesowych
3. Budowa robota
4. Implementacja rozwiązania RPA

Roboty ForProgress mogą współpracować z wieloma systemami i środowiskami, są również kompatybilne ze wszystkimi przeglądarkami internetowymi oraz większością rozwiązań cloudowych. Roboty z powodzeniem integrują się z głównymi platformami kognitywnymi i OCR wiodących dostawców na rynku. Systemy skryptowe i technologie baz danych są również z nimi w pełni zintegrowane.

ForProgress dopasowuje technologię oraz charakter robotyzacji do indywidualnych potrzeb i wymagań klienta. Każdy proces biznesowy analizowany jest pod względem potencjału robotyzacji, możliwości oraz opłacalności planowanego rozwiązania.

Nie boimy się nieszablonowych pomysłów. Staramy się wyjść na przeciw klientom i wykorzystać posiadane przez nas doświadczenie.

Dzięki wykorzystaniu narzędzi RPA robot jest w stanie pracować na:

  • wewnętrznych systemach wykorzystywanych przez urząd
  • aplikacjach webowych
  • przeglądarkach internetowych np. chrome, opera itp.
  • oprogramowaniu MS Office np. Excel
  • systemie operacyjnym Windows
  • programie pocztowym np. Microsoft Outlook

Przykładowe Case Study

E-Urząd - Robotyzacja procesu pozyskiwania i dystrybucji dokumentów za energię elektryczną

(Integracja z Enea S.A. oraz Enea Operator)

Projekt wdrożony w Urzędzie Miasta Bydgoszczy

Robotyzacja procesu pozyskiwania, dystrybucji oraz alertowania w przypadkach znalezienia danych nietypowych na dokumentach jest znacznym ułatwieniem pracy komórki ds. zarządzania energią w mieście bądź gminie. Pracownicy nie muszą zajmować się już fizycznym pobieraniem dokumentów papierowych lub z e-bok i przesyłaniem ich do swoich jednostek odpowiadających za Punkt Poboru Energii (PPE). Robot zrobi to za nich!

Wystarczy przyporządkować Punkt Poboru Energii do adresu mailowego jednostki. W przypadku wystąpienia nietypowych danych na dokumencie,  zerowego zużycia energii w danej jednostce, pojawienia się faktury dla nowego PPE lub podwójnego naliczenia opłaty za energię, robot powiadomi zarządcę o danej sytuacji.

* Proces nie wymaga nadzoru pracowników, analizuje dokumenty i wychwytuje sytuacje nadzwyczajne.

Nasza firma zaprojektowała dedykowany do obsługi dokumentów e-portal. Dzięki niemu pracownicy zespołu ds. zarządzania energią mają pełen dostęp do pobranych dokumentów, ich analizy, statusów wysyłki do jednostek, zarejestrowanych błędów. Portal wyposażony jest w narzędzia do eksportu danych, jak również przechowuje pierwotne pliki *.pdf z fakturami.

Robot obsługuje wiele typów dokumentów wystawionych w e-bok, taryf oraz nieograniczoną liczbę powiązań.

Jakie korzyści przynosi robotyzacja? 

Zwiększenie efektywności wykonania procesu obsługując 99% zdarzeń w trybie 24/7
Możliwość integracji z nieograniczoną liczbą kontrahentów
Skonfigurowanie dowolnej liczby PPE do obsługi przez robota
Przesunięcie 99% pracowników obsługujących dokumenty za energię elektryczną do innych zadań
Nieograniczona dzienna wysyłka dokumentów
Automatyczne analizy dokumentów
Przypisanie powiązań Punktów Poboru Energii z daną jednostką za pomocą e-portalu

Proponujemy Państwu bezpłatną prezentację rozwiązania online dla jednostek zajmujących się zarządzaniem dokumentami finansowymi lub rozliczaniem płatności za energię, bądź innych zainteresowanych komórek i zespołów.

Uwaga! Istnieje możliwość integracji robota z dowolnym e-bok dostawcy energii.

Kontakt w sprawie prezentacji ONLINE