Robotyzacja Procesów Biznesowych
w firmach leasingowych

Robotyzacja procesów biznesowych (ang. Robotic Process Automation – RPA), to wprowadzenie robotów do biura firmy. Nie chodzi tutaj o fizyczne maszyny, ale o roboty komputerowe mocno wspierające pracowników firmy w ich codziennych obowiązkach.
Polskie firmy leasingowe stoją na progu boomu technologicznego.  Potrzebują szybkiej, bezpiecznej i bezbłędnej realizacji procesów biznesowych ze szczególnym naciskiem na sprawną obsługę klienta. Stabilne i sprawdzone rozwiązanie technologiczne pomoże osiągnąć im cel, jakim jest efektywna i satysfakcjonująca obsługa klienta.
Branża leasingowa jest bardzo silnie relacyjna, jednym z jej priorytetów jest osobisty kontakt z klientem. Z uwagi na ten fakt, coraz trudniej jest znaleźć dobrego i zaangażowanego pracownika. Istotniejsze staje się uwalnianie ludzi od czynności powtarzalnych, zastępowanie ich robotami i przekierowanie ich uwagi na działania wymagające większej  interakcji międzyludzkiej. Celem przedsiębiorstw leasingowych jest, aby klient w jak najkrótszym czasie otrzymał ofertę uszytą na miarę swoich potrzeb. Oferowane przez nas rozwiązania klasy Robotic Process Automation (RPA) pomagają w jego osiągnięciu.
Krótki czas wdrożenia szybko odciąży Twoich pracowników zaangażowanych w monotonne czynności. Przesunięcie do bardziej kreatywnych zadań znacznie zwiększy ich satysfakcję z pracy i zniweluje ilość popełnianych przez nich błędów niemal do zera.
Roboty ForProgress mogą współpracować z wieloma systemami i środowiskami, są również kompatybilne ze wszystkimi przeglądarkami internetowymi oraz większością rozwiązań cloudowych. Roboty z powodzeniem integrują się z głównymi platformami kognitywnymi i OCR wiodących dostawców na rynku. Systemy skryptowe i technologie baz danych są również z nimi w pełni zintegrowane.
W ForProgress budujemy roboty w technologiach dostosowanych do organizacji i modelu działania naszego klienta. Współpracujemy z wieloma dostawcami cenionych rozwiązań RPA, takimi jak: UIPath, Micro Focus, Automation Anywhere, Softomotive, czy WizLink.
Zbudowane przez nas roboty pomogły branży leasingowej w:

✅ obsłudze wniosków leasingowych
✅ fakturowaniu opłat (za: obsługę Centralnego Rejestru Zdarzeń, obsługę DEKRA, czynności notarialne,czynności w wydziale komunikacji, administrację polisą obcą, zgodę na naprawę, zgodę na ubezpieczenie indywidualne, używanie przez osobę trzecią, fakturę papierową, udzielanie informacji organom administracji publicznej, wezwanie do zapłaty)
✅ fakturowaniu wstępnych opłat leasingowych
✅ podnoszeniu marży leasingowej
✅ anulowaniu umów
✅ obsłudze kart paliwowych

Produkty RPA Branży Leasingowej

Obsługa wniosków leasingowych

Robot stale monitoruje napływanie nowych wniosków. Po pojawieniu się nowego zgłoszenia realizuje proces przyjęcia i weryfikacji wniosku, aż do wygenerowania i przesłania wnioskodawcy wzoru umowy. Robot obsługuje zgłoszenia w trybie ciągłym.
Jakie korzyści biznesowe zostały osiągnięte?
  • Zwiększenie efektywności wykonania procesu obsługując 90% składanych wniosków w trybie 24/7
  • Przesunięcie 80% pracowników obsługujących wnioski do prac związanych z bezpośrednią obsługą klienta
  • Obsługa nieograniczonej ilości wniosków dziennie
Aplikacje występujące
w procesie:
  • Wewnętrzne systemy Klienta
  • System operacyjny Windows
  • Microsoft Outlook
Proces obsługi wniosków leasingowych wykorzystuje program pocztowy, do którego spływają, w postaci maili, nowe wygenerowane wnioski o udzielenie leasingu.
Robot oczekuje na wpłynięcie nowego maila i w przypadku otrzymania nowej wiadomości, rozpoczyna proces rozpatrywania wniosku. Schemat jego działania  wynika z ustalonych reguł biznesowych przyjętych w firmie leasingowej. Robot potrafi obsługiwać różne formy działalności gospodarczej (jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki cywilne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością itp.) i analizować wnioski o leasing różnych produktów (komputerów, telefonów, maszyn, pojazdów itp.).
Po wpłynięciu nowego wniosku robot pobiera wszystkie dane leasingobiorcy, następnie weryfikuje podmiot gospodarczy w CEIDG, bądź KRS i sprawdza czy wniosek jest kompletny oraz zawiera wszystkie wymagane dokumenty stanowiące załączniki do wniosku. Następnym jego krokiem jest analiza, po której wprowadza dane wniosku do wewnętrznego systemu leasingodawcy, gdzie następuje weryfikacja i decyzja o udzieleniu leasingu.
W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku robot wysyła do klienta propozycję umowy oraz druk opłaty leasingowej.
W pewnych, specyficznych sytuacjach wniosek może zostać przekazany do weryfikacji manualnej (np. wniosek złożony przez istniejącego klienta kategorii VIP).
Robotyzacja tego procesu znacznie przyspieszyła czas w jakim rozpatrywane są wnioski, co pozwoliło na zwiększenie ilości obsługiwanych wniosków i pracę firmy w trybie 24/7.

Fakturowanie opłat

Zbudowany robot obsługuje 11 następujących rodzajów opłat za: obsługę Centralnego Rejestru Zdarzeń, obsługę DEKRA, czynności notarialne,czynności w wydziale komunikacji, administrację polisą obcą, zgodę na naprawę, zgodę na ubezpieczenie indywidualne, używanie przez osobę trzecią, fakturę papierową, udzielanie informacji organom administracji publicznej, wezwanie do zapłaty.
Jakie korzyści biznesowe zostały osiągnięte?
    • Oszczędności finansowe spowodowane likwidacją nadgodzin
    • Przesunięcie 90% pracowników do bardziej kreatywnych zajęć zwiększając tym samym ich zadowolenie z pracy
    • Przyspieszenie realizacji procesu fakturowania opłaty za wezwania do zapłaty o 60 000 sekund w skali miesiąca (2 dni)
Aplikacje występujące
w procesie:
  • Wewnętrzne aplikacje Klienta
  • System operacyjny Windows
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Excel
W przypadku tego procesu źródłem informacji o naliczeniu opłaty może być e-mail, arkusz Excel, inny system (np. Portal Obsługi Klienta) skąd wiemy, dla jakiego klienta i jakim rodzajem kosztów należy go obciążyć.
Robot w trybie ciągłym 24/7 (lub w trybie dedykowanym dla obsługi jednego typu opłaty) pobiera informacje, analizuje numery umów i nalicza należności zgodnie z przyjętymi regułami biznesowymi. Rozwiązanie może obsługiwać 11 różnych rodzajów opłat według różnych stawek i w odpowiedni dla firmy leasingowej sposób. Robot działa na różnych systemach źródłowych fakturując klienta w jednym systemie docelowym.
Zrobotyzowanie tego procesu pozwoliło na znaczne skrócenie czasu naliczania opłat i wyeliminowało popełniane przez obsługę błędy w wystawionych dokumentach księgowych.

Operacja zmiany marży 

Robot działa na przygotowanej liście kontraktów wymagających zmiany parametrów umowy. Najczęstszym powodem zmiany marży jest niedotrzymywanie warunków umowy leasingowej przez leasingobiorcę. Rozwiązanie zmienia marżę dla setek kontraktów dziennie w kilkadziesiąt minut.
Jakie korzyści biznesowe zostały osiągnięte?
    • Przesunięcie 90% pracowników do bardziej kreatywnych zajęć zwiększając tym samym ich zadowolenie z pracy
    • Zniwelowanie ilości pomyłek popełnianych przez pracowników
    • 98% operacji podniesienia marży obsługiwane jest przez robota
    • Zwiększenie efektywności wykonania procesu do 300 operacji w ciągu godziny
Aplikacje występujące
w procesie:
  • Wewnętrzne aplikacje Klienta
  • System operacyjny Windows
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Excel
Robot obsługujący zmianę marży leasingowej jest uruchamiany na żądanie przez pracowników obsługi klienta firmy leasingowej. Działa na przygotowywanej liście kontraktów wymagających zmiany parametrów umowy. Lista jest budowana codziennie na podstawie różnych reguł biznesowych uzgodnionych i zapisanych w umowach z klientami. Najczęstszym powodem zmiany marży jest niedotrzymywanie warunków umowy leasingowej przez leasingobiorcę.
Rozwiązanie pobiera z listy identyfikator kontraktu, odszukuje go w systemie wewnętrznym firmy a następnie weryfikuje dane powiązane z umową (podstawowe dane klienta, status kontraktu, itp.).
W kolejnym kroku przechodzi do harmonogramu spłat, gdzie wybiera pierwszą nieopłaconą ratę i zmienia parametry marży dla wszystkich kolejnych planowanych spłat. Po weryfikacji poprawności obliczeń nowej marży robot wstawia w komentarzu powód zmiany marży i zapisuje kontrakt. W sytuacjach wyjątkowych (np. klient spłacił wszystkie raty leasingowe przed terminem) robot przekazuje kontrakt do obsługi manualnej przez pracownika obsługi klienta.
Robotyzacja tego procesu pozwoliła w sposób jednolity i bezbłędny zmieniać marżę dla setek kontraktów dziennie eliminując błędy ludzkie do zera.

Rekomendacje