Robotyzacja Procesów Biznesowych
w firmach farmaceutycznych

Robotyzacja procesów biznesowych (ang. Robotic Process Automation – RPA), to wprowadzenie robotów do biura firmy. Nie chodzi tutaj o fizyczne maszyny, ale o roboty komputerowe mocno wspierające pracowników firmy w ich codziennych obowiązkach.
Polska branża farmaceutyczna jest jedną z kluczowych gałęzi krajowej gospodarki. Z uwagi na zachodzące w ostatnich latach znaczne zmiany strukturalne (powstawanie coraz większej liczby aptek i hurtowni,
a następnie ich konsolidacja), szybki rozwój i wrażliwość branży na zmiany prawne – zalewa ją biurokracja. Robotyzacja i automatyzacja procesów produkcyjnych, jest już farmacji dobrze znana. Nadeszła pora, na wpuszczenie robotów do biur.
Sprawna i bezbłędna obsługa klientów i partnerów jest dla branży farmaceutycznej priorytetem. Mnogość dokumentów i manualne ich przetwarzanie jest zbyt czasochłonne i naraża firmy na poważne straty finansowe. Roboty ForProgress optymalizują procesy biznesowe znacznie skracając czas i poprawiając jakość wykonywanych prac. Usprawniają działanie firmy usuwając ryzyko popełnienia błędu, a w dłuższej perspektywie znacznie zmniejszają koszty prowadzenia biznesu.
Roboty ForProgress mogą współpracować z wieloma systemami i środowiskami, są również kompatybilne ze wszystkimi przeglądarkami internetowymi oraz większością rozwiązań cloudowych. Roboty z powodzeniem integrują się z głównymi platformami kognitywnymi i OCR wiodących dostawców na rynku.
Systemy skryptowe i technologie baz danych są również z nimi w pełni zintegrowane.
W ForProgress budujemy roboty w technologiach dostosowanych do organizacji i modelu działania naszego klienta. Współpracujemy z wieloma dostawcami cenionych rozwiązań RPA, takimi jak: UIPath, Micro Focus, Automation Anywhere, Softomotive, czy WizLink
Zbudowane przez nas roboty pomogły przedsiębiorstwom farmaceutycznym w:
✅ obsłudze zamówień
✅ obsłudze procesu rozliczania płatności
✅ rozliczaniu spotkań edukacyjnych
✅ rozliczaniu aptek i hurtowni
✅ odtowarowaniu aptek
✅ obsłudze procesu księgowania
✅ procesie aktualizacji danych

Produkty RPA Branży Farmaceutycznej

Rozliczanie spotkań edukacyjnych

Robot po uzupełnieniu podstawowych informacji dotyczących zorganizowanego spotkania edukacyjnego przeprowadza proces dodawania nowego Vendora i rozliczenia danego wydarzenia. Cały proces akceptacji decyzji ręcznej monitorowany jest przez robota i w chwili napłynięcia zgody przeprowadzane są kolejne etapy procesu rozliczenia spotkania edukacyjnego przy zachowaniu przyjętych w przedsiębiorstwie reguł biznesowych.
Jakie korzyści biznesowe zostały osiągnięte?
    • Zwiększenie efektywności wykonania procesu obsługując 99% rozliczeń w trybie 24/7
    • Przesunięcie 90% pracowników obsługujących rozliczanie spotkań edukacyjnych do prac związanych z bezpośrednią obsługą klienta
    • Obsługa nieograniczonej ilości rozliczeń dziennie
    • Wyeliminowanie do zera ryzyka popełnienia błędu
    • Brak opóźnień w rozliczeniach kosztów- uniknięcie kar odsetkowych
Aplikacje występujące
w procesie:
  • Wewnętrzne systemy Klienta
  • SAP
  • APIAN
  • VIVA
  • TICONRACT
  • Witryna Ministerstwa Finansów (biała lista)
  • System operacyjny Windows
  • Microsoft Outlook
Rozwiązanie obsługi rozliczeń spotkań edukacyjnych wykorzystuje wewnętrzne i zewnętrzne systemy webowe oraz aplikacje desktopowe przedsiębiorstwa.
Po wypełnieniu podstawowych informacji dotyczących spotkania robot weryfikuje dostarczone dokumenty i rozpoczyna proces dodawania nowego Vendora do SAP.
Schemat działania procesu oparty jest na wewnętrznych ustalonych regułach biznesowych przyjętych w firmie farmaceutycznej.
Robot potrafi zweryfikować kontrahenta na białej liście MF oraz pobrać potwierdzenie wpisu i dołączyć do dokumentów wykorzystywanych w rozliczeniu spotkania edukacyjnego.
W całym rozwiązaniu wykorzystywany jest również system procedury antyłapówkowej, który w całości obsługiwany jest automatycznie przez robota, a w przypadku wystąpienia jakichkolwiek braków w dokumentacji, bądź niewystarczającej ilości informacji rozliczenie kierowane jest do obsługi ręcznej poprzez wysłanie informacji do administratora nadzorującego pracę rozwiązania z informacją czego brakuje i dlaczego proces nie został wykonany do końca.
Cały schemat działania wykorzystuje proces weryfikacji ręcznej przez osobę upoważnioną- w takim wypadku robot co jakiś czas sprawdza czy decyzja napłynęła i w przypadku otrzymania zgody kończy rozliczenie danego spotkania.
Najważniejszym aspektem dotyczącym robotyzacji procesu rozliczeń spotkań edukacyjnych jest znaczne zwiększenie efektywności wykonywanych działań przez co firma jest w stanie uniknąć karnych not odsetkowych powstałych w wyniku opóźnień w dokonaniu płatności za usługę.

Obsługa procesu zamówień

Zbudowany robot obsługuje wszystkie napływające zamówienia poprzez centralny system zamówień lub za pośrednictwem specjalnego adresu mailowego.
Robot potrafi rozróżnić specyfikę spedycji artykułów medycznych na dany kraj, typ kontrahenta (hurtownia, apteka) oraz weryfikować nadane przez handlowców rabaty na poszczególne partie/ rodzaje produktów. Robotyzacja tego procesu znacznie przyśpieszyła cały proces obsługi zamówienia i dzięki temu przedsiębiorstwo jest w stanie obsługiwać 10 razy więcej zamówień przy tej samej liczbie pracowników.
Jakie korzyści biznesowe zostały osiągnięte?
    • Oszczędności finansowe spowodowane likwidacją nadgodzin kontraktorów
    • Przesunięcie 90% pracowników do bardziej kreatywnych zajęć zwiększając tym samym ich zadowolenie z pracy
    • Przyspieszenie realizacji procesu obsługi zamówienia
    • Zwiększenie efektywności obsługi zamówień
Aplikacje występujące
w procesie:
  • Wewnętrzne aplikacje Klienta
  • System operacyjny Windows
  • Microsoft Outlook
  • ERP
  • ZSMOPL
Rozwiązanie tego procesu znacznie ułatwiło oraz przyśpieszyło całą operację od wpłynięcia zamówienia, aż po jego spedycję i zafakturowanie, a możliwość wystąpienia ludzkich błędów została wyeliminowana do zera.
W przypadku wystąpienia jakichkolwiek błędów np brak numeru NIP w zamówieniu otrzymanym na maila robot automatycznie wysyła maila z prośbą o uzupełnienie informacji do kontrahenta. Robot sam weryfikuje klienta w programie ERP i wystawia należne dokumenty księgowo/ magazynowe. Rozwiązanie może funkcjonować w systemie Attended and unattended (z opieką i bez opieki).

Księgowanie faktur kosztowych i wysyłka dokumentów do centrali 

Robot działa na wygenerowanej liście dokumentów księgowych zobowiązań z programu ERP.
Cały proces polega na wpisaniu każdego zobowiązania do wewnętrznego systemu rozliczeń przyjętego w przedsiębiorstwie, wygenerowaniu paczek przelewów oraz wysyłce ww. dokumentów do centrali przedsiębiorstwa w celu akceptacji. Robotyzacja tego procesu znacznie przyspieszyła proces obsługi zobowiązań, a co za tym idzie zmniejsza straty finansowe przedsiębiorstwa.
Jakie korzyści biznesowe zostały osiągnięte?
    • Przesunięcie 90% pracowników do bardziej kreatywnych zajęć zwiększając tym samym ich zadowolenie z pracy
    • Zniwelowanie ilości pomyłek popełnianych przez kontraktorów
    • 99% operacji księgowania obsługiwane jest przez robota
    • Zwiększenie efektywności wykonania procesu do 200 operacji w ciągu godziny
Aplikacje występujące
w procesie:
  • Wewnętrzne aplikacje Klienta
  • System operacyjny Windows
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Excel
  • ERP
Robot obsługujący księgowanie faktur w wewnętrznym systemie rozliczeń przedsiębiorstwa uruchamiany jest na żądanie pracowników firmy farmaceutycznej i działa na podstawie wygenerowanej listy zobowiązań z programu ERP.
Cały proces opiera się na zaksięgowaniu poszczególnych faktur w systemie, wygenerowaniu paczki przelewów oraz wydruku dokumentu wewnętrznego jego podpisaniu i ponownym wskanowaniu do systemu. Po rozliczeniu takiego dokumentu robot przesyła prośbę o akceptację paczki przelewów do centrali spółki.
Robotyzacja tego procesu znacznie ułatwiła pracę przedsiębiorstwa, zmniejszyła straty finansowe oraz umożliwiła pracownikom zajęcie się bardziej kreatywnymi działaniami.