Robotyzacja Procesów Biznesowych
w firmach branży spożywczej

Robotyzacja procesów biznesowych (ang. Robotic Process Automation – RPA), to wprowadzenie robotów do biura firmy. Nie chodzi tutaj o fizyczne maszyny, ale o roboty komputerowe mocno wspierające pracowników firmy w ich codziennych obowiązkach.
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom i obecnym potrzebą branży spożywczej przygotowaliśmy szereg rozwiązań, które są w stanie rozwiązać codzienne problemy przedsiębiorstw.
Epidemia wymusiła reorganizację pracy wielu firm. Praca zdalna sprawiła, że wiele z nich zdało sobie sprawę z niedociągnięć, błędów jak i zawikłanych procesów obiegu danych oraz dokumentów.
Niewydolność pracy podczas epidemii sprawiła opóźnienia w terminach i spowodowała znaczny przyrost dokumentów, które należy przetworzyć.
Robotyzacja Procesów Biznesowych w branży, która jest podstawą ludzkiej egzystencji może znacznie podnieść wydajność pracy a przede wszystkim odciążyć pracowników i umożliwić im wykonywanie bardziej kreatywnych działań. Zgodnie z regułami biznesowymi jakie przyjęło przedsiębiorstwo ForProgress jest w stanie przeanalizować cały proces, odpowiednio go zoptymalizować i przedstawić pełną wycenę wdrożenia takiego rozwiązania.
branża_spożywcza
W przypadku podstawowych działań biurowych (import/ eksport danych, sprawdzanie podatnika VAT na białej liście) robotyzacja nawet najmniejszego procesu może podnieść produktywność zespołu podczas pracy zdalnej. Nużące, powtarzające czynności są zmorą dla pracowników, przez co oni samo mają gorsze samopoczucie i częściej popełniają błędy. Optymalizacja procesu a następnie jego robotyzacja może wyeliminować do zera jakiekolwiek błędy i zwiększyć satysfakcję z pracy.
Roboty ForProgress mogą współpracować z wieloma systemami i środowiskami, są również kompatybilne ze wszystkimi przeglądarkami internetowymi oraz większością rozwiązań cloudowych. Roboty z powodzeniem integrują się z głównymi platformami kognitywnymi i OCR wiodących dostawców na rynku. Systemy skryptowe i technologie baz danych są również z nimi w pełni zintegrowane.
Epidemia koronawirusa rozchwiała światową gospodarkę i zaburzyła funkcjonowanie wielu przedsiębiorstw. Z uwagi na obecną sytuację panującą na świecie, zakupy online zyskują na popularności, stanowią bezpieczną alternatywę tradycyjnych sklepów. Powoduje to gwałtowny skok ilości zamówień, a co za tym idzie – biurokracji. Roboty ratunkowe ForProgress wesprą działanie Twojego e-biznesu w tych trudnych czasach.
ZOBACZ WIĘCEJ…
W ForProgress budujemy roboty w technologiach dostosowanych do organizacji i modelu działania naszego klienta. Współpracujemy z wieloma dostawcami cenionych rozwiązań RPA, takimi jak: UIPath, Micro Focus, Automation Anywhere, Softomotive, czy WizLink.
Zbudowane przez nas roboty pomogły branży spożywczej w:

✅ obsłudze zamówień od kontrahentów
✅ obsłudze przesyłek kurierskich (nadawanie / generowanie listów przewozowych)
✅ fakturowaniu zamówień
✅ aktualizacji bazy produktów
✅ weryfikacji i księgowaniu zwrotów
✅ wystawianiu dokumentów sprzedaży
✅ obsłudze magazynu

Przykładowe produkty RPA Branży Spożywczej

Obsługa zamówień od kontrahentów

Robot stale monitoruje napływanie nowych zamówień na platformie B2B.
W razie pojawienia się sprzedaży automatycznie realizuje zamówienie w systemie ERP przedsiębiorstwa i nadaje jemu bieg zgodnie z przyjętymi w przedsiębiorstwie regułami biznesowymi dotyczącymi obsługi zamówień.
Jakie korzyści biznesowe zostały osiągnięte?
  • Zwiększenie efektywności wykonania procesu obsługując 90% składanych wniosków w trybie 24/7
  • Przesunięcie 99% pracowników obsługujących zamówienia do prac związanych z realizacją wysyłki
  • Obsługa nieograniczonej ilości zamówień dziennie
Aplikacje występujące
w procesie:
  • Wewnętrzne systemy Klienta
  • System operacyjny Windows
  • Microsoft Outlook
  • System ERP
Kontrahenci firmy składają zamówienia drogą elektroniczną przez formularz  lub mailową wysyłając odpowiedni załącznik ze szczegółami zamówienia. Robot odczytuje zamówienie, weryfikuje jego poprawność (np. pod względem kompletności danych adresowych, ilości i rodzaju zamawianych produktów itp.), wprowadza je do systemu ERP i odsyła klientowi informację o przyjęciu zamówienia i przewidywanym terminie dostawy.
W przypadku niejednoznacznego zamówienia (np. brak jakiejś danej, niepoprawne ilości zamawianych produktów itp) robot przekierowuje zamówienie do obsługi ręcznej wysyłając maila do pracownika firmy.
Robot działa w trybie ciągłym odbierając nawet kilkaset zamówień mailowych dziennie lub analizując platformy sprzedażowe i przenosi zamówienia do ERP bez udziału człowieka.
Robot może działać zdalnie z naszego data center na internetowych platformach sprzedażowych przenosząc dane do systemów , które są dostępne przez internet lub przez przeglądarkę internetową wewnątrz firmy. Działanie robota jest realizowane z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych i transakcji (łączność przez tunele VPN). W takim przypadku nie wymagamy od klienta żadnej infrastruktury do obsługi robota. W przypadku wewnętrznych systemów uruchomiony u klienta robot obsługiwany jest zdalnie przez naszego pracownika bez konieczności wizyty w biurze klienta.

Aktualizacja cenników

Robot bazując na uzgodnionych w firmie n nowych zasadach obliczania marży lub aktualnych cenach zakupu towarów aktualizuje cennik produktów i usług dla klientów firmy.
Jakie korzyści biznesowe zostały osiągnięte?
  • Zwiększenie efektywności wykonania procesu obsługując 99% zmian w trybie 24/7
  • Przesunięcie 99% pracowników obsługujących zamówienia do prac związanych z realizacją wysyłki
  • Aktualizacja nieograniczonej ilości danych dziennie
Aplikacje występujące
w procesie:
  • Wewnętrzne systemy Klienta
  • System operacyjny Windows
  • Microsoft Outlook
  • System ERP
Robot pobiera dane z różnych systemów od różnych dostawców i aktualizuje dane w wewnętrznym systemie ERP. Po aktualizacji cen zakupu robot dokonuje rekalkulacji cennika. Nowy cennik jest wystawiany do akceptacji przed dyrektora sprzedaży i może być wysłany mailem do pracujących zdalnie przedstawicieli handlowych firmy.
Robot dokonuje zmian cennika 2 razy na dobę aktualizując dane od 5 dostawców. Aktualizacja może być robiona w trybie co godzinę.
Robot może działać zdalnie z naszego data center na systemach, które są dostępne przez internet lub przez przeglądarkę internetową wewnątrz firmy z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych i transmisji (łączność przez tunele VPN). W takim przypadku nie wymagamy od klienta żadnej infrastruktury do obsługi robota. W przypadku wewnętrznych systemów uruchomiony u klienta robot obsługiwany jest zdalnie przez naszego pracownika bez konieczności wizyty w biurze klienta.

Obsługa przesyłek kurierskich

Znacząco zwiększona ilość zamówień wysyłkowych spowodowana przeniesieniem sprzedaży do internetu spowodowała kilkukrotne zwiększenie przesyłek. Robot przenosi dane teleadresowe odbiorcy ze sklepu internetowego do systemu kurierskiego lub brokera kurierskiego przygotowując listy przewozowe lub pliki do wysyłek dla Poczty Polskiej.
Jakie korzyści biznesowe zostały osiągnięte?
  • Zwiększenie efektywności wykonania procesu obsługując 99% zmian w trybie 24/7
  • Przesunięcie 99% pracowników obsługujących zamówienia do prac związanych z realizacją wysyłki
  • Możliwość wystawienia nieograniczonej ilości listów przewozowych dziennie
Aplikacje występujące
w procesie:
  • Wewnętrzne systemy Klienta
  • System operacyjny Windows
  • Microsoft Outlook
  • System ERP
Robot wystawia od kilkudziesięciu do kilku tysięcy listów przewozowych dziennie bez udziału człowieka. Praca robota eliminuje pomyłki ludzkie przy kopiowaniu danych adresowych do zera.
Robot może działać zdalnie z naszego data center na systemach, które są dostępne przez internet lub przez przeglądarkę internetową wewnątrz firmy z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych i transmisji (łączność przez tunele VPN). W takim przypadku nie wymagamy od klienta żadnej infrastruktury do obsługi robota. W przypadku wewnętrznych systemów uruchomiony u klienta robot obsługiwany jest zdalnie przez naszego pracownika bez konieczności wizyty w biurze klienta.

Weryfikacja i księgowanie zwrotów

Robot realizuje złożone reklamacje przez klienta i zwraca pieniądze za złożone zamówienia.
Jakie korzyści biznesowe zostały osiągnięte?
  • Zwiększenie efektywności wykonania procesu obsługując 99% zmian w trybie 24/7
  • Przesunięcie 99% pracowników obsługujących proces do bezpośredniej obsługi wysyłek
  • Możliwość realizacji nieograniczonej ilości operacji dziennie
Aplikacje występujące
w procesie:
  • Wewnętrzne systemy Klienta
  • System operacyjny Windows
  • Microsoft Outlook
  • System ERP
Wykonany zwrot musi być odnotowany w systemie finansowo księgowym oraz w systemie obsługi reklamacji. Robot bazując na liście zwrotów weryfikuje w systemie bankowym, czy zwrot został wykonany. Na tej podstawie wprowadza dane do systemów firmy i zamyka obsługę zwrotu.
Robot jest uruchamiany na kilka godzin dziennie wykonując kilkadziesiąt do kilkuset operacji w ciągu 2-4 godzin.
Robot może działać zdalnie z naszego data center na systemach, które są dostępne przez internet lub przez przeglądarkę internetową wewnątrz firmy. Działanie robota jest realizowane z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych i transakcji (łączność przez tunele VPN). W takim przypadku nie wymagamy od klienta żadnej infrastruktury do obsługi robota. W przypadku wewnętrznych systemów, uruchomiony u klienta robot obsługiwany jest zdalnie przez naszego pracownika bez konieczności wizyty w biurze klienta.

Obsługa operacji faktoringowych

Wystawiane faktury dla klientów firmy są wprowadzane do systemu faktoringowego w celu uzyskania szybkiej płatności.
Jakie korzyści biznesowe zostały osiągnięte?
  • Zwiększenie efektywności wykonania procesu obsługując 99% zmian w trybie 24/7
  • Przesunięcie 99% pracowników obsługujących proces do bezpośredniej obsługi klienta
  • Możliwość realizacji nieograniczonej ilości operacji dziennie
Aplikacje występujące
w procesie:
  • Wewnętrzne systemy Klienta
  • System operacyjny Windows
  • Microsoft Outlook
  • System ERP
Robot bazując na wystawionych fakturach dokonuje rejestracji nowego dokumentu księgowego w systemie faktoringowym. Drugim obszarem działania robota jest weryfikacja w systemie bankowym, czy wystawione wcześniej faktury zostały opłacone przez firmę faktoringową. W przypadku płatności robot pobiera dane faktury i wprowadza odpowiednie dane do systemu finansowo księgowego.
Robot uruchamiany jest na żądanie pracownika księgowości i w ciągu 1-2 godzin wprowadza kilkadziesiąt faktur do faktoringu i weryfikuje kilkadziesiąt płatności dziennie. Eliminuje przy tym pomyłki pracownika księgowości do zera.
Robot może działać zdalnie z naszego data center na systemach, które są dostępne przez internet lub przez przeglądarkę internetową wewnątrz firmy. Działanie robota jest realizowane z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych i transakcji (łączność przez tunele VPN). W takim przypadku nie wymagamy od klienta żadnej infrastruktury do obsługi robota. W przypadku wewnętrznych systemów, uruchomiony u klienta robot obsługiwany jest zdalnie przez naszego pracownika bez konieczności wizyty w biurze klienta.

Wystawianie faktur korygujących 

Robot wystawia faktury korygujące według ustalonych reguł biznesowych.
Jakie korzyści biznesowe zostały osiągnięte?
  • Zwiększenie efektywności wykonania procesu obsługując 99% zmian w trybie 24/7
  • Przesunięcie 99% pracowników obsługujących proces do bezpośredniej obsługi klienta
  • Możliwość realizacji do 15 tysięcy operacji dziennie
Aplikacje występujące
w procesie:
  • Wewnętrzne systemy Klienta
  • System operacyjny Windows
  • Microsoft Outlook
  • System ERP
Robot pobiera dane do wystawiania faktur z systemu FK lub z pliku Excel. Na bazie tych danych wprowadza do systemu korektę faktury według ustalonych reguł biznesowych (przyczyna korekty, kwota korekty, korygowana pozycja itp.). Wystawioną korektę robot może wysłać mailem do wskazanej z firmy osoby lub bezpośrednio do klienta. Treść maila jest indywidualne ustalana w trakcie budowania robota tak aby klient dostał jasny, przyjazny komunikat tak jakby pisał do niego pracownik firmy.
Zbudowany robot obsłużył w ciągu 1 nocy 15 000 faktur korygujących.
Robot może działać zdalnie z naszego data center na systemach, które są dostępne przez internet lub przez przeglądarkę internetową wewnątrz firmy z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych i transmisji (łączność przez tunele VPN). W takim przypadku nie wymagamy od klienta żadnej infrastruktury do obsługi robota. W przypadku wewnętrznych systemów robot obsługiwany jest zdalnie przez naszego pracownika bez konieczności wizyty w biurze klienta.