Roboty ratunkowe, czyli jak technologia może pomóc przedsiębiorcom
w walce z koronawirusem. 

Wpływ pandemii na globalną gospodarkę jest coraz większy. W obecnej sytuacji ciągle rozprzestrzeniający się COVID-19 stanowi poważne zagrożenie dla ciągłości działania firm. Zarządzający stoją przed nie lada wyzwaniem i podejmują szereg kroków mających zminimalizować konsekwencje wirusa, a my możemy ich w tym wesprzeć.

Zdecydowana większość osób pracuje z domu lub jest zmuszona w pełni poświęcić swój czas życiu rodzinnemu. Znacząco ogranicza to realizację czynności zawodowych. Rozwiązaniem mogą być roboty, które wspomogą przeciążonych, bądź niedyspozycyjnych pracowników. Robot wykona żmudne i powtarzalne czynności bez udziału lub przy znacznym ograniczeniu osób.

Ogromną zaletą robotów ratunkowych jest to, że powstają w kilka do kilkunastu godzin (w zależności od złożoności procesu) i po takim czasie mogą działać produkcyjne. Rozwiązanie nie wymaga żadnych zmian w istniejących systemach informatycznych firmy. Przez wzgląd na bezpieczeństwo pracowników, cały proces tworzenia robota może przebiegać bezkontaktowo. 

Robot wspierający działanie Twojego biznesu, oprócz błyskawicznego wdrożenia i prostoty obsługi, jest również bardzo atrakcyjny cenowo. 

 

Przykładowe obszary działalności robota:
✅ zachwiany łańcuch dostaw
✅ obsługa dużej ilości zamówień
✅ obsługa płatności (przelewy, faktoring, opłaty itp.)
✅ obsługa czynności księgowych
✅ obsługa procesu reklamacji
✅ obsługa zwolnień ZUS
Każdy robot jest dostosowany do konkretnych reguł biznesowych wymaganych przez Klienta.

Przykładowe Roboty Ratunkowe

Obsługa zamówień od klientów

Czas zbudowania i uruchomienia robota to 2-5 dni w zależności od ilości obsługiwanych platform sprzedażowych i stopnia skomplikowania procesu obsługi zamówienia.
Robot stale monitoruje napływanie nowych zamówień na platformie sprzedażowej. W razie pojawienia się sprzedaży automatycznie realizuje zamówienie w systemie ERP przedsiębiorstwa i nadaje jemu bieg zgodnie z przyjętymi w przedsiębiorstwie regułami biznesowymi dotyczącymi obsługi zamówień.
Jakie korzyści biznesowe zostały osiągnięte?
  • Zwiększenie efektywności wykonania procesu obsługując 90% składanych wniosków w trybie 24/7
  • Przesunięcie 99% pracowników obsługujących zamówienia do prac związanych z realizacją wysyłki
  • Obsługa nieograniczonej ilości zamówień dziennie
Aplikacje występujące
w procesie:
  • Wewnętrzne systemy Klienta
  • System operacyjny Windows
  • Microsoft Outlook
  • System ERP
Klienci firmy składają zamówienia drogą elektroniczną przez formularz lub mailową wysyłając odpowiedni załącznik ze szczegółami zamówienia. Robot odczytuje zamówienie, weryfikuje jego poprawność (np. pod względem kompletności danych adresowych, ilości i rodzaju zamawianych produktów itp.), wprowadza je do systemu ERP i odsyła klientowi informację o przyjęciu zamówienia i przewidywanym terminie dostawy. W przypadku zamówień składanych na formularzu dostępnym w internecie lub platformie internetowej (Allegro, OLX, AliExpress, Amazon, itp.) robot przenosi dane zamówienia do wewnętrznego systemu ERP i dalej realizuje zamówienie.
W przypadku niejednoznacznego zamówienia (np. brak jakiejś danej, niepoprawne ilości zamawianych produktów itp) robot przekierowuje zamówienie do obsługi ręcznej wysyłając maila do pracownika firmy.
Robot działa w trybie ciągłym odbierając nawet kilkaset zamówień mailowych dziennie lub analizując platformy sprzedażowe i przenosi zamówienia do ERP bez udziału człowieka.
Robot może działać zdalnie z naszego data center na internetowych platformach sprzedażowych przenosząc dane do systemów , które są dostępne przez internet lub przez przeglądarkę internetową wewnątrz firmy. Działanie robota jest realizowane z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych i transakcji (łączność przez tunele VPN). W takim przypadku nie wymagamy od klienta żadnej infrastruktury do obsługi robota. W przypadku wewnętrznych systemów uruchomiony u klienta robot obsługiwany jest zdalnie przez naszego pracownika bez konieczności wizyty w biurze klienta.

Obsługa przesyłek kurierskich

Czas zbudowania i uruchomienia robota to 1-3 dni.
Znacząco zwiększona ilość zamówień wysyłkowych spowodowana przeniesieniem sprzedaży do internetu spowodowała kilkukrotne zwiększenie przesyłek. Robot przenosi dane teleadresowe odbiorcy ze sklepu internetowego do systemu kurierskiego lub brokera kurierskiego przygotowując listy przewozowe lub pliki do wysyłek dla Poczty Polskiej.
Jakie korzyści biznesowe zostały osiągnięte?
  • Zwiększenie efektywności wykonania procesu obsługując 99% zmian w trybie 24/7
  • Przesunięcie 99% pracowników obsługujących zamówienia do prac związanych z obsługą klienta
  • Możliwość wystawienia nieograniczonej ilości listów przewozowych dziennie
Aplikacje występujące
w procesie:
  • Wewnętrzne systemy Klienta
  • System operacyjny Windows
  • Microsoft Outlook
  • System ERP
Robot wystawia od kilkudziesięciu do kilku tysięcy listów przewozowych dziennie bez udziału człowieka. Praca robota eliminuje pomyłki ludzkie przy kopiowaniu danych adresowych do zera.
Robot może działać zdalnie z naszego data center na systemach, które są dostępne przez internet lub przez przeglądarkę internetową wewnątrz firmy z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych i transmisji (łączność przez tunele VPN). W takim przypadku nie wymagamy od klienta żadnej infrastruktury do obsługi robota. W przypadku wewnętrznych systemów uruchomiony u klienta robot obsługiwany jest zdalnie przez naszego pracownika bez konieczności wizyty w biurze klienta.

Aktualizacja cenników

Czas zbudowania i uruchomienia robota to 2-5 dni w zależności od ilości dostawców i stopnia skomplikowania procesu aktualizacji i rekalkulacji cennika.
Robot bazując na uzgodnionych w firmie n nowych zasadach obliczania marży lub aktualnych cenach zakupu towarów aktualizuje cennik produktów i usług dla klientów firmy.
Jakie korzyści biznesowe zostały osiągnięte?
  • Zwiększenie efektywności wykonania procesu obsługując 99% zmian w trybie 24/7
  • Przesunięcie 99% pracowników obsługujących zamówienia do prac związanych z realizacją wysyłki
  • Aktualizacja nieograniczonej ilości danych dziennie
Aplikacje występujące
w procesie:
  • Wewnętrzne systemy Klienta
  • System operacyjny Windows
  • Microsoft Outlook
  • System ERP
Robot pobiera dane z różnych systemów od różnych dostawców i aktualizuje dane w wewnętrznym systemie ERP. Po aktualizacji cen zakupu robot dokonuje rekalkulacji cennika. Nowy cennik jest wystawiany do akceptacji przed dyrektora sprzedaży i może być wysłany mailem do pracujących zdalnie przedstawicieli handlowych firmy.
Robot dokonuje zmian cennika 2 razy na dobę aktualizując dane od 5 dostawców. Aktualizacja może być robiona w trybie co godzinę.
Robot może działać zdalnie z naszego data center na systemach, które są dostępne przez internet lub przez przeglądarkę internetową wewnątrz firmy z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych i transmisji (łączność przez tunele VPN). W takim przypadku nie wymagamy od klienta żadnej infrastruktury do obsługi robota. W przypadku wewnętrznych systemów uruchomiony u klienta robot obsługiwany jest zdalnie przez naszego pracownika bez konieczności wizyty w biurze klienta.

Obsługa umów

Czas zbudowania i uruchomienia robota to 2-5 dni w zależności od stopnia skomplikowania procesu anulowania umowy.
W wyniku różnych zdarzeń klienci firmy rezygnują z zawartych wcześniej umów. Robot mając listę klientów, którym trzeba anulować umowy wykonuje pełen proces anulowania wraz z wycofaniem usług i produktów, jakie były przez klienta zamawiane.
Jakie korzyści biznesowe zostały osiągnięte?
  • Zwiększenie efektywności wykonania procesu obsługując 99% zmian w trybie 24/7
  • Przesunięcie 99% pracowników obsługujących proces do bezpośredniej obsługi klienta
  • Możliwość anulowania około 3000 umów dziennie
Aplikacje występujące
w procesie:
  • Wewnętrzne systemy Klienta
  • System operacyjny Windows
  • Microsoft Outlook
  • System ERP
Na koniec dnia o ustalonej godzinie po wykonaniu anulowania wszystkich umów robot przesyła mailem listę anulacji do wyznaczonej osoby.
Wdrożony robot znacząco przyspieszył proces anulacji umowy, który w obsłudze ręcznej trwał ponad 30 minut. Uruchomiony równolegle na kilku stanowiskach obsługuje nawet 3 000 anulacji dziennie.
Robot może działać zdalnie z naszego data center na systemach, które są dostępne przez internet lub przez przeglądarkę internetową wewnątrz firmy. Działanie robota jest realizowane z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych i transakcji (łączność przez tunele VPN). W takim przypadku nie wymagamy od klienta żadnej infrastruktury do obsługi robota. W przypadku wewnętrznych systemów uruchomiony u klienta robot obsługiwany jest zdalnie przez naszego pracownika bez konieczności wizyty w biurze klienta.

Podniesienie / obniżenie marży na kontrakcie

Czas zbudowania i uruchomienia robota to 2-4 dni w zależności od stopnia skomplikowania procesu.
W wyniku różnych zdarzeń następują zmiany w kontraktach dotyczące podniesienia, bądź obniżenia marży.
Jakie korzyści biznesowe zostały osiągnięte?
  • Zwiększenie efektywności wykonania procesu obsługując 99% zmian w trybie 24/7
  • Przesunięcie 90% pracowników obsługujących proces do bezpośredniej obsługi klienta
  • Możliwość przetworzenia do 800 operacji dziennie
Aplikacje występujące
w procesie:
  • Wewnętrzne systemy Klienta
  • System operacyjny Windows
  • Microsoft Outlook
  • System ERP
Robot otrzymuje listę kontraktów, na których ma dokonać operacji zmiany marży w formie raportu na systemie raportowym lub w formie pliku tekstowego (excel, pdf, word, csv itp).
Po pobraniu danych kontraktu robot wybiera szczegóły oraz dokonuje zmiany marży według ustalonych reguł biznesowych.
Na koniec robot wprowadza komentarz z przyczyną zmiany marży. Zmieniony kontrakt może być przekazany do zatwierdzenia pracownikowi firmy, pobrany w formie aneksu do umowy i przesłany mailem do przedstawiciela handlowego lub bezpośrednio do klienta.
Zbudowany robot obsługuje w ciągu kilku godzin 300 do 800 operacji zmiany marży kontraktów dziennie. Uruchomione rozwiązanie eliminuje błędy ludzkie do zera.
Robot może działać zdalnie z naszego data center na systemach, które są dostępne przez przeglądarkę internetową z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa firmy (łączność przez tunele VPN). W takim przypadku nie wymagamy od klienta żadnej infrastruktury do obsługi robota. W przypadku wewnętrznych systemów uruchomiony u klienta robot obsługiwany jest zdalnie przez naszego pracownika bez konieczności wizyty w biurze klienta.

Weryfikacja i księgowanie zwrotów reklamacyjnych

Czas zbudowania i uruchomienia robota to 1-3 dni w zależności od stopnia skomplikowania procesu obsługi reklamacji.
Robot realizuje złożone reklamacje przez klienta i zwraca pieniądze za złożone zamówienia.
Jakie korzyści biznesowe zostały osiągnięte?
  • Zwiększenie efektywności wykonania procesu obsługując 99% zmian w trybie 24/7
  • Przesunięcie 99% pracowników obsługujących proces do bezpośredniej obsługi wysyłek
  • Możliwość realizacji nieograniczonej ilości operacji dziennie
Aplikacje występujące
w procesie:
  • Wewnętrzne systemy Klienta
  • System operacyjny Windows
  • Microsoft Outlook
  • System ERP
Uznanie reklamacji klienta powoduje zwrot pieniędzy za złożone zamówienie. Wykonany zwrot musi być odnotowany w systemie finansowo księgowym oraz w systemie obsługi reklamacji. Robot bazując na liście uznanych reklamacji weryfikuje w systemie bankowym, czy zwrot został wykonany. Na tej podstawie wprowadza dane do systemów firmy i zamyka obsługę reklamacji.
Robot jest uruchamiany na kilka godzin dziennie wykonując kilkadziesiąt do kilkuset operacji w ciągu 2-4 godzin.
Robot może działać zdalnie z naszego data center na systemach, które są dostępne przez internet lub przez przeglądarkę internetową wewnątrz firmy. Działanie robota jest realizowane z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych i transakcji (łączność przez tunele VPN). W takim przypadku nie wymagamy od klienta żadnej infrastruktury do obsługi robota. W przypadku wewnętrznych systemów, uruchomiony u klienta robot obsługiwany jest zdalnie przez naszego pracownika bez konieczności wizyty w biurze klienta.

Obsługa operacji faktoringowych

Czas zbudowania i uruchomienia robota to 1-3 dni w zależności od stopnia skomplikowania procesu faktoringowego.
Wystawiane faktury dla klientów firmy są wprowadzane do systemu faktoringowego w celu uzyskania szybkiej płatności.
Jakie korzyści biznesowe zostały osiągnięte?
  • Zwiększenie efektywności wykonania procesu obsługując 99% zmian w trybie 24/7
  • Przesunięcie 99% pracowników obsługujących proces do bezpośredniej obsługi klienta
  • Możliwość realizacji nieograniczonej ilości operacji dziennie
Aplikacje występujące
w procesie:
  • Wewnętrzne systemy Klienta
  • System operacyjny Windows
  • Microsoft Outlook
  • System ERP
Robot bazując na wystawionych fakturach dokonuje rejestracji nowego dokumentu księgowego w systemie faktoringowym. Drugim obszarem działania robota jest weryfikacja w systemie bankowym, czy wystawione wcześniej faktury zostały opłacone przez firmę faktoringową. W przypadku płatności robot pobiera dane faktury i wprowadza odpowiednie dane do systemu finansowo księgowego.
Robot uruchamiany jest na żądanie pracownika księgowości i w ciągu 1-2 godzin wprowadza kilkadziesiąt faktur do faktoringu i weryfikuje kilkadziesiąt płatności dziennie. Eliminuje przy tym pomyłki pracownika księgowości do zera.
Robot może działać zdalnie z naszego data center na systemach, które są dostępne przez internet lub przez przeglądarkę internetową wewnątrz firmy. Działanie robota jest realizowane z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych i transakcji (łączność przez tunele VPN). W takim przypadku nie wymagamy od klienta żadnej infrastruktury do obsługi robota. W przypadku wewnętrznych systemów, uruchomiony u klienta robot obsługiwany jest zdalnie przez naszego pracownika bez konieczności wizyty w biurze klienta.

Wystawianie faktur korygujących 

Czas zbudowania i uruchomienia robota to 1-3 dni w zależności od stopnia skomplikowania procesu.
Robot wystawia faktury korygujące według ustalonych reguł biznesowych.
Jakie korzyści biznesowe zostały osiągnięte?
  • Zwiększenie efektywności wykonania procesu obsługując 99% zmian w trybie 24/7
  • Przesunięcie 99% pracowników obsługujących proces do bezpośredniej obsługi klienta
  • Możliwość realizacji do 15 tysięcy operacji dziennie
Aplikacje występujące
w procesie:
  • Wewnętrzne systemy Klienta
  • System operacyjny Windows
  • Microsoft Outlook
  • System ERP
Robot pobiera dane do wystawiania faktur z systemu FK lub z pliku Excel. Na bazie tych danych wprowadza do systemu korektę faktury według ustalonych reguł biznesowych (przyczyna korekty, kwota korekty, korygowana pozycja itp.). Wystawioną korektę robot może wysłać mailem do wskazanej z firmy osoby lub bezpośrednio do klienta. Treść maila jest indywidualne ustalana w trakcie budowania robota tak aby klient dostał jasny, przyjazny komunikat tak jakby pisał do niego pracownik firmy.
Zbudowany robot obsłużył w ciągu 1 nocy 15 000 faktur korygujących.
Robot może działać zdalnie z naszego data center na systemach, które są dostępne przez internet lub przez przeglądarkę internetową wewnątrz firmy z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych i transmisji (łączność przez tunele VPN). W takim przypadku nie wymagamy od klienta żadnej infrastruktury do obsługi robota. W przypadku wewnętrznych systemów robot obsługiwany jest zdalnie przez naszego pracownika bez konieczności wizyty w biurze klienta.
Istnieje możliwość dostosowania i wdrożenia spersonalizowanego robota dla procesu zachodzącego w przedsiębiorstwie.
Jesteśmy w stanie dostosować ofertę oraz rozwiązanie do Państwa potrzeb. W takim celu zapraszamy serdecznie do kontaktu.