Urzędy Miast

Robotyzacja Procesów Biznesowych 2025

Robotyzacja Procesów Biznesowych (ang. Robotic Process Automation – RPA) to wprowadzenie robotów do biura firmy czy instytucji. Nie chodzi tutaj o fizyczne maszyny, ale o roboty komputerowe mocno wspierające pracowników firmy w ich codziennych obowiązkach.

Urzędy, tak jak inne polskie instytucje i firmy, bardzo często borykają się z powtarzalnymi i monotonnymi czynnościami na wykorzystywanych przez organizację systemach informatycznych, bądź z długim czasem oczekiwania na wykonanie zmiany w systemie przez dział IT. Robotyzacja Procesów Biznesowych, czyli wprowadzenie robota do urzędu jest tańszą i lżejszą alternatywą takiej zmiany, i w efekcie szybciej osiągalnym ułatwieniem dla kadry pracowniczej. Robotyzacja w organizacji przyczynia się do podniesienia poziomu cyfryzacji całej instytucji.

Dzięki Robotyzacji Procesów Biznesowych usprawniamy działanie back-office, czyli pracę, której nie widzi klient zewnętrzny, redukujemy liczbę popełnianych błędów, a przetwarzanie dokumentów lub danych możliwe jest przez całą dobę.

W ForProgress doskonale znamy problemy, z jakimi borykają się polskie instytucje i znaleźliśmy idealne rozwiązanie:

Wprowadziliśmy do swojej oferty przedsięwzięcie wdrożenia robotów dedykowanych dla urzędów.

Usługa Robot as a Service (RaaS)

ForProgress wyszło naprzeciw oczekiwaniom klientów i świadczy usługi w systemie RaaS. Dzięki takiemu rozwiązaniu urząd nie musi wydzielać infrastruktury IT na potrzeby robotyzacji. Wszystko odbywa się na naszych serwerach przy zachowaniu najwyższych środków bezpieczeństwa przesyłu danych.

Oszczędności finansowe

Robotyzacja przynosi znaczne oszczędności finansowe ze względu na brak zaangażowania pracowników w proces realizowany przez robota oraz znacznie zwiększa efektywność wykonywanych zadań.

Wydzielenie infrastruktury dla robota

ForProgress pomaga w wydzieleniu infrastruktury IT urzędu na potrzeby robotyzacji. Rozwiązanie stosowane w przypadku, kiedy organizacja zdecyduje się na utrzymanie technologii robotyzacji na swoich jednostkach systemowych (komputerach działu IT, bądź pracowników).

Etapy wdrażania robotyzacji

  • Analiza potencjału robotycznego
  • Określenie celów biznesowych
  • Budowa robota
  • Implementacja rozwiązania RPA

Dzięki wykorzystaniu narzędzi RPA robot jest w stanie pracować na:

  • wewnętrznych systemach wykorzystywanych przez urząd,
  • aplikacjach webowych,
  • przeglądarkach internetowych, np. Chrome, Opera, itp.,
  • oprogramowaniu MS Office np. MS Excel,
  • systemie operacyjnym Windows,
  • programie pocztowym, np. MS Outlook.

ForProgress dopasowuje technologię oraz charakter robotyzacji do indywidualnych potrzeb i wymagań klienta. Każdy proces biznesowy czy wykonywane zadania analizowane są też pod względem dobranych kryteriów, m.in. typu danych, typu czynności i na koniec opłacalności realizacji na nich rozwiązania typu robot.

Rozpatrujemy nieszablonowe pomysły, wykorzystując posiadane doświadczenie wdrożeń różnorodnych robotów i związane z nimi sprawdzone praktyki i wzorce. Jesteśmy partnerami i wspierającymi mentorami. Słuchamy i wychodzimy naprzeciw potrzebom klientów i specyfice wyzwań, z którymi się borykają.

Case study 1
_
Baza Zarządzania Mediami
Robotyzacja procesu pobierania i dystrybucji i analizy dokumentów za media

(Integracja z e-bok-ami wystawców faktur oraz pobieranie faktur z maila)
Projekt wdrożony w ok. 50 JST

Robotyzacja procesu pozyskiwania, dystrybucji oraz alertowania w przypadkach znalezienia danych nietypowych na dokumentach jest znacznym ułatwieniem pracy komórki ds. zarządzania energią w mieście, bądź gminie. Pracownicy nie muszą zajmować się już procesowaniem fizycznych dokumentów papierowych lub z e-bok i przesyłaniem ich do jednostek odpowiadających za Punkt Poboru danego medium. Robot robi to za nich!

Kluczowe założenia projektu:

  • Automatyczne pobieranie dokumentów – robot samodzielnie pobiera faktury rozliczeniowe z elektronicznych platform dostawców mediów (energia elektryczna, gaz, woda, ciepło).
  • Dystrybucja do jednostek – dokumenty są przypisywane do odpowiednich punktów poboru i przekazywane do wskazanych jednostek podległych.
  • Analiza danych – robot wykrywa sytuacje nadzwyczajne, np. wystąpienie energii  biernej, zerowe zużycie, podwójne naliczenia opłat lub inne nieprawidłowości.
  • Alertowanie – w przypadku wykrycia odchyleń automatycznie powiadamia zarządcę mediów.
  • Aplikacja Online – umożliwia przeglądanie dokumentów, statusów wysyłki, analiz, przegląd oraz eksport danych o kosztach i zużyciach.

Częścią wdrożonego rozwiązania jest dedykowany e-portal do obsługi dokumentów. Dzięki niemu pracownicy zespołu ds. zarządzania energią mają pełen dostęp do danych z pobranych dokumentów, możliwość ich analizy, informację o statusach wysyłki do jednostek oraz o zarejestrowanych błędach wysyłki lub błędach samych danych. Portal wyposażony jest w funkcje do eksportu danych, jak również przechowuje pierwotne pliki *.pdf z fakturami.

Zainteresowanym jednostkom i urzędom oferujemy bezpłatną konsultację możliwości robotyzacji połączoną z prezentacją rozwiązania online. Zapraszamy pracowników jednostek zajmujących się zarządzaniem dokumentami finansowymi lub rozliczaniem płatności np. za energię, bądź innych zainteresowanych komórek i zespołów.
Nagrody:
1. Pierwsze miejsce w Konkursie Smart City Expo Poland Award 2022 w kategorii „E-usługi”.
2. Bydgoski robot przyniósł Miastu tytuł Lidera Transformacji Energetycznej 2023 przyznawany przez Polski Kongres Klimatyczny.
3. Innowacyjny Samorząd 2024: Wdrożenie „Bazy Zarządzania Energią” najlepszym projektem w kategorii dużych miast. (PAP)

Jakie korzyści przyniosła wdrożona robotyzacja?

  • Integracja z dowolnym e-bokiem lub systemem dostawcy mediów.
  • Możliwość przypisywania punktów poboru do jednostek za pomocą portalu.
  • Bieżąca kontrola nad rozliczeniami i szybka reakcja na nieprawidłowości.
  • Pełna przejrzystość kosztów i zużycia w skali całego miasta lub gminy.
  • Nowoczesne, zintegrowane zarządzanie mediami komunalnymi.

Case study 2
_
Robot do automatycznej obsługi e-Faktur (KSeF)

Samorządy muszą uporać się z licznymi wyzwaniami związanymi z wdrożeniem KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur). Obecne systemy dziedzinowe, w tym finansowo-księgowe oraz EZD, często nie są zintegrowane z KSeF, co utrudnia automatyczną wymianę danych. Brakuje też jednolitego rozwiązania umożliwiającego automatyczne pobieranie i przesyłanie faktur oraz monitorowanie statusów komunikacji z systemem. Dodatkowym problemem jest konieczność porównywania rejestrów faktur i uzupełniania brakujących dokumentów, co bez automatyzacji wymaga dużego nakładu pracy. Samorządy muszą także zapewnić zgodność z wymaganiami KSeF oraz dostosować swoje procedury do pełnej automatyzacji procesów. Odpowiedzią na wszystkie wymagania jest Robot obsługujący system e-Faktur.

Kluczowe założenia projektu:
    • Automatyczne pobieranie dokumentów – robot samodzielnie pobiera faktury rozliczeniowe z elektronicznych platform dostawców mediów (energia elektryczna, gaz, woda, ciepło).
    • Automatyczne pobieranie faktur z KSeF – robot pobiera faktury z KSeF i po procesie akceptacji faktury przesyła je do systemu finansowo księgowego / EZD.
    • Automatyczne przesyłanie faktur do KSeF – robot przyjmuje pliki XML  (wygenerowane z systemu finansowo-księgowego) i przesyła je do KSeF.
    • Monitoring statusu wysyłki – robot na bieżąco kontroluje przebieg komunikacji, informując o sukcesie lub wskazując źródło ewentualnego błędu.
    • Automatyczne pobieranie UPO – robot pobiera Urzędowe Poświadczenie Odbioru po wysłaniu faktur do systemu KSeF.
    • Porównanie i synchronizacja rejestrów – robot porównuje dane z lokalnym rejestrem faktur (np. w pliku Excel) i automatycznie uzupełnia brakujące dokumenty w formacie XML oraz PDF.
    • Wyszukiwanie i wizualizacja faktur – w przypadku potrzeby odnalezienia konkretnego dokumentu robot pobiera wizualizację faktury w formacie PDF wygenerowanym przez system KSeF.

Korzyści z projektu

  • Pełna zgodność z wymogami KSeF
  • Integracja z obecnym systemem finansowo-księgowym oraz EZD.
  • Możliwość pełnej automatyzacji czynności

Case study 3
_
Robot do obsługi zaświadczeń meldunkowych

Kluczowe założenia projektu:

    • Automatyczne monitorowanie systemu EZD – robot cyklicznie sprawdza wpływające sprawy i tworzy kolejkę do obsługi.
    • Priorytetyzacja – sprawy klientów oczekujących na sali obsługi są przetwarzane w pierwszej kolejności.
    • Generowanie zaświadczeń – na podstawie notatki przygotowanej przez pracownika robot automatycznie tworzy odpowiednie zaświadczenie w systemie ewidencji ludności.
    • Obsługa różnych rodzajów wniosków – m.in. o liczbie osób zameldowanych, o danych osobowych lub o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców.
    • Przekazanie wyniku – wygenerowane zaświadczenie wraca do pracownika poprzez system EZD.
    • Aktualizacja statusu pracy – robot publikuje informacje o swoim obciążeniu, ułatwiając planowanie pracy.

Korzyści z projektu

  • Integracja z systemem EZD i systemem ewidencji ludności.
  • Obsługa wniosków składanych elektronicznie (ePUAP, eDoręczenia) oraz osobiście.
  • Skrócenie czasu obsługi mieszkańców.
  • Stała kontrola i możliwość wyboru trybu pracy (robot/pracownik).
  • Wyższy standard obsługi i nowoczesny wizerunek administracji.
Nagrody:
1. Urząd Miasta Gdańska otrzymał wyróżnienie za projekt asystent meldunkowy w Konkursie Innowacyjny Samorząd 2025 (PAP).

Case study 4
_
Robot do weryfikacji nadpłat i wystawiania pism

Kluczowe założenia projektu:
    • Codzienna analiza raportu nadpłat i zaległości – robot automatycznie pobiera dane i rozpoczyna weryfikację nadpłat.
    • Wyszukiwanie podatnika – identyfikacja po numerze PESEL oraz sprawdzenie jego konta w systemach urzędu.
    • Kontrola zobowiązań – sprawdzanie, czy podatnik posiada zaległości; zapis kwoty i rodzaju ewentualnych zobowiązań.
    • Generowanie pism – w przypadku braku zaległości robot przygotowuje i drukuje  pismo informujące podatnika o nadpłacie.
    • Raport końcowy – wszystkie wyniki zapisywane są w pliku z informacją o statusie sprawy.
    • Automatyczne powiadomienie – po zakończonej pracy robot wysyła raport na zdefiniowane adresy e-mail.

Korzyści z projektu

  • Integracja z systemami dziedzinowymi i finansowo-księgowymi urzędu.
  • Codzienna praca na aktualnych raportach.
  • Automatyzacja pełnego procesu – od analizy po generowanie dokumentów.
  • Rejestrowanie wyników i błędów w raporcie końcowym.